Das Verfahren

Wenn ein UIG- Antrag bei der informationspflichtigen Stelle eingegangen ist, prüft sie zunächst, ob sie tatsächlich über die begehrten Umweltinformationen verfügt. Liegen die begehrten Umweltinformationen bei der informationspflichtigen Stelle vor, prüft sie im zweiten Schritt, ob Ablehnungsgründe in Betracht kommen könnten. Sollten Ablehnungsgründe vorliegen, prüft die informationspflichtige Stelle in dem konkreten Einzelfall, ob trotz Vorliegens eines Ablehnungsgrundes das öffentliche Interesse an der Bekanntgabe der Umweltinformationen überwiegt.

Die informationspflichtige Stelle prüft im ersten Schritt, ob sie selbst über die begehrten Umweltinformationen verfügt. Sie verfügt über die Umweltinformationen, wenn die Informationen tatsächlich bei ihr vorhanden sind oder für sie bereitgehalten werden. Ob die begehrten Umweltinformationen bei der angerufenen Stelle vorhanden sind, bestimmt sich daran, ob sie tatsächlich in der Verfügungsgewalt der Stelle sind. Hierbei wird nur auf das Tatsächliche abgestellt. Ob möglicherweise rechtliche Hindernisse eine Herausgabe hindern könnten, wird ausschließlich im Rahmen von möglichen Ablehnungsgründen geprüft. Die Prüfung der Verfügbarkeit erfolgt losgelöst von einer bestimmten Form der Umweltinformationen. Wird beispielsweise der elektronische Zugang beantragt und die begehrten Umweltinformationen liegen nur in Papierform vor, ist die Verfügbarkeit zu bejahen. Die Frage, ob die begehrten Umweltinformationen auch in der beantragten Form gewährt werden kann, wird erst im nächsten Schritt geprüft.

Kommt die informationspflichtige Stelle am Ende ihrer Prüfung zu dem Ergebnis, dass sie nicht über die Informationen verfügt, hat sie dies der antragstellenden Person mitzuteilen. Falls der informationspflichtigen Stelle bekannt ist, welche Stelle über die begehrten Informationen verfügt, teilt sie dies entweder der antragstellenden Person mit oder leitet den Antrag an diese Stelle zur weiteren Bearbeitung weiter. Die informationspflichtige Stelle unterrichtet die antragstellende Person über die Weiterleitung des Antrags. Hat die angerufene Stelle keine Kenntnis darüber, welche andere Stelle über die begehrten Umweltinformationen verfügt, besteht für sie keine Nachforschungspflicht. 

Der Schutz öffentlicher Belange umfasst öffentliche Vertraulichkeitsinteressen, Behördenabläufe und laufende Gerichtsverfahren. Die informationspflichtige Stelle prüft anhand der gesetzlichen Vorgaben, ob ein Ablehnungsgrund in Betracht kommt. Diese Ablehnungsgründe sind gesetzlich festgelegt und können nicht erweitert werden. Die informationspflichtige Stelle erstellt eine Prognose ob sich die Bekanntgabe nachteilig auf das öffentliche Interesse an Vertraulichkeit, Behördenabläufe oder laufende Gerichtsverfahren auswirken würde. Um nachteilige Auswirkungen annehmen zu können, bedarf es in dem Einzelfall einer ernsthaften, konkreten Gefährdung von Grundinteressen der Gesellschaft. Vage Anhaltspunkte oder bloße Vermutungen ohne greifbaren, auf den Einzelfall bezogenen Anlass reichen nicht aus.

Ein Antrag kann zudem abgelehnt werden, wenn sich die Bekanntgabe der Informationen negativ auf den Zustand der Umwelt und ihre Bestandteile auswirken könnte. Ebenso ist ein Antrag abzulehnen, wenn er unbestimmt formuliert ist und trotz Hinweis der angerufenen Stelle nicht konkretisiert wurde oder die informationspflichtige Stelle nicht über die Umweltinformationen verfügt und auch keinerlei Kenntnis darüber hat, welche Stelle stattdessen über die Umweltinformationen verfügt. Ein Antrag kann auch abgelehnt werden, wenn er offensichtlich missbräuchlich gestellt wurde. Hierfür muss der Missbrauch klar erkennbar sein. Ein Missbrauch liegt vor, wenn durch den Antrag die personellen und sachlichen Mittel der angehörten Stelle derart eingebunden werden, dass die Bearbeitung der eigentlichen Vollzugsarbeiten bedroht werden.

Für den Zugang zu Umweltinformationen über Emissionen gelten besondere Verfahrensregelungen. Im Hinblick auf Emissionen finden die Ablehnungsgründe zum Schutze der Vertraulichkeit der Beratungen von informationspflichtigen Stellen sowie zum Schutze des Zustand der Umwelt und ihrer Bestandteile keine Anwendung. 

Neben öffentlichen Belange, sollen auch private Belange geschützt werden. Die Ablehnungsgründe zum Schutz sonstiger Belange sind ebenfalls eng auszulegen. Der Gesetzgeber hat folgende drei Schutzgruppen gebildet:

• Schutz personenbezogener Daten
• Schutz des geistigen Eigentums, insbesondere Urheberrechte
• Schutz von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen

Die erste Fallgruppe umfasst den Schutz von personenbezogenen Daten von natürlichen Personen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dieser Ablehnungsgrund greift daher nicht für Vereine oder Unternehmen. Durch die Bekanntgabe der personenbezogenen Daten, müssten die Interessen der betroffenen Person erheblich beeinträchtigt werden. Dies ist dann der Fall, wenn die betroffene Person beispielsweise mit Repressalien rechnen muss. Nicht unter den Schutz von personenbezogenen Daten fallen Name, Beruf, Dienststellung, Kontaktdaten von Amtsträger*innen, Gutachter*innen und Sachverständigen. Die Namen von Verursachern von rechtswidrigen Umweltbeeinträchtigungen unterliegen ebenfalls nicht dem Schutz von personenbezogenen Daten.

Ob möglicherweise eine Verletzung von Urheberechten oder am geistigen Eigentum im Sinne der zweiten Schutzgruppe vorliegt, bestimmt sich nach dem jeweiligen Fachrecht (Bsp.: Urhebergesetz). Im Hinblick auf mögliche Urheberrechtsverletzungen sind die gesetzlichen Ausnahme- und Schrankenregelungen zu beachten. Der in der Praxis am häufigsten vorgetragene Ablehnungsgrund ist der zum Schutze von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen.

Stellt die informationspflichtige Stelle bei ihrer Prüfung fest, dass einer der drei Ablehnungsgründe vorliegt, muss sie vor der Zugänglichmachung der Informationen die betroffene Person anhören. Betroffene Personen können sowohl natürliche, als auch juristische Personen, wie beispielsweise Unternehmen sein. Stimmte die betroffene Person der Herausgabe der begehrten Informationen zu, sind die Informationen dem Antrag entsprechend zur Verfügung zu stellen. Macht die betroffene Person hingegen im Rahmen der Anhörung Bedenken geltend, muss sie unter anderem plausibel und nachvollziehbar darlegen, dass ihre Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse durch die Bekanntgabe verletzt werden würden. Die pauschale Aussage, dass die Bekanntgabe Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse verletzte, reicht zur Begründung der Ablehnung nicht aus.

Kommt die informationspflichtige Stelle zu dem Ergebnis, dass einer oder mehrere Ablehnungsgründe aus §§ 8, 9 UIG vorliegen, muss sie in jedem Einzelfall noch eine Abwägungsentscheidung treffen. Im Rahmen dieser Entscheidung prüft die informationspflichtige Stelle, ob das öffentliche Interesse an der Bekanntgabe gegenüber dem Nichtveröffentlichungsinteresse der betroffenen Person überwiegt. Das öffentliche Interesse an der Bekanntgabe ist anhand des 1. EG UIRL zu bewerten. Ein Indiz für das öffentliche Interesse an der Bekanntgabe können öffentlich geführte Debatten, wie beispielweise der Einsatz von bestimmen Pflanzenschutzmitteln sein. Bei der Abwägungsentscheidung muss die informationspflichtige Stelle die Möglichkeit des Schwärzens von einzelnen Passagen im Hinterkopf behalten.

Der Eingang des Antrags bei der informationspflichtigen Stelle setzt eine Frist in Lauf. Dies bedeutet, dass die informationspflichtige Stelle innerhalb dieser Frist eine Entscheidung treffen muss, die Entscheidung bekannt zugegeben ist und bei Vorliegen der Anspruchsvoraussetzungen auch der Zugang zu den begehrten Umweltinformationen gewährt worden sein muss. Die Frist ist nicht gewahrt, wenn die informationspflichtige Stelle zwar innerhalb der Frist die Zugangsgewährung bescheidet, aber den Zugang erst nach Fristablauf gewährt. In den meisten Fällen endet die Frist mit dem Ablauf eines Monats nach Eingang des Antrags. Der Gesetzgeber lässt ausnahmsweise eine längere Frist von bis zu zwei Monaten zu, wenn es sich bei den begehrten Informationen um umfangreiche und komplexe Umweltinformationen handelt. Dies gilt nur für die Umweltinformationen, umfangreiche und komplexe Verfahren führen nicht zu einer Fristverlängerung. Die informationspflichtige Stelle muss die antragstellende Person über die Fristverlängerung innerhalb der Monatsfrist informieren und ihre Beweggründe für die Verlängerung darlegen.

In der Praxis treten immer wieder Fälle auf, in denen die informationspflichtigen Stellen die gesetzlichen Fristen nicht einhalten. Es empfiehlt sich daher bereits im Antrag die informationspflichtigen Stellen auf die gesetzlichen Fristen hinzuweisen. Hat die informationspflichtige Stelle ohne zureichenden Grund nicht innerhalb der gesetzlichen Frist eine Entscheidung getroffen, kann eine sogenannte Untätigkeitsklage vor dem Verwaltungsgericht nach den Vorgaben der Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) erhoben werden. Es empfiehlt sich in diesen Fällen an einen rechtlichen Beistand zu wenden.